고객 예약 경로와 관리자 운영을 함께 설정하기

고객이 예약을 시작하는 곳부터 직원이 확인하는 곳까지 설정하기

ClinicOS를 처음 설치한 원장님이 우리 병원의 예약 경로를 정하고, 공개 홈페이지와 관리자 운영이 실제로 이어지는지 검수할 때 보는 가이드입니다.

예약에는 두 면이 있습니다. 고객은 홈페이지나 연결된 예약 채널에서 문의·예약을 시작하고, 직원은 관리자에서 내용을 확인해 시간을 확정하고 내원 결과를 남깁니다. 어느 한쪽 화면만 열리는 것으로는 설정이 끝난 것이 아닙니다.

먼저 우리 병원의 예약 방식을 정하세요

ClinicOS 설치본과 병원 운영 방식에 따라 고객이 시작하는 경로가 다를 수 있습니다.

‘온라인 예약을 쓴다’고만 정하지 말고, 고객이 누를 최종 버튼과 직원이 처음 확인할 관리자 화면을 한 쌍으로 정하세요.

에이전트에게 이렇게 요청하세요

"현재 설치본의 예약 경로를 먼저 조사해줘.
홈페이지의 예약 버튼이 어디로 가는지, 제출 결과가 문의/리드와 예약 관리 중 어디에 들어오는지,
운영시간과 메시지 설정이 실제로 연결되는지 알려줘. 변경과 배포 전에는 나에게 확인해줘."

"우리 병원은 홈페이지에서 상담 요청을 받은 뒤 직원이 전화로 시간을 확정할 거야.
월~금 10~18시, 점심 12~13시, 토요일 11~15시 기준으로 설정하고
고객 시험 접수 1건이 관리자에서 예약으로 전환되는 데까지 검수해줘."

"네이버 예약을 고객 진입 경로로 사용할 거야.
공개 홈페이지의 예약 버튼, 네이버 예약 연결, 관리자에서 확인하는 위치,
확정 안내 문자의 시험 수신까지 하나의 표로 검수해줘."

에이전트는 ‘예약 기능을 켰다’는 답만 해서는 안 됩니다. 고객이 보는 최종 주소, 관리자에 저장된 시험 결과, 직원의 다음 행동과 미연결 기능을 함께 보고해야 합니다.

1. 공개 홈페이지의 예약 진입점 확인하기

로그아웃한 브라우저와 모바일에서 홈페이지의 예약·문의 버튼을 직접 누릅니다.

1. 버튼이 병원에서 정한 화면 또는 외부 예약 채널로 이동하는가
2. 병원명, 진료시간, 연락처와 안내 문구가 현재 정보와 일치하는가
3. 고객이 문의를 남기는 방식인지, 시간을 바로 선택하는 방식인지 분명한가
4. 개인정보 동의와 접수 완료 안내가 실제 흐름에 맞는가
5. 접수 뒤 고객이 다음 연락 시점과 방법을 알 수 있는가

기본 /intake를 쓰는 설치본에서는 고객이 진료 분야, 초진·재진 여부, 이름, 연락처, 주요 증상과 개인정보 동의를 남기고, 결과가 먼저 문의/리드에 저장됩니다. 병원별 외부 예약 링크나 추가 예약 화면을 쓰는 경우에는 그 경로를 별도로 기록하고 시험해야 합니다.

2. 예약과 문의 기능 켜기

관리자 모든 기능 > 기본 설정에서 운영 탭을 엽니다.

1. 고객과 직원이 예약 기능을 사용할 설치본이면 예약 기능을 켭니다.
2. 홈페이지 문의·접수를 받을 병원은 문의/접수 기능을 켭니다.
3. 문의에서 주요 증상을 반드시 받을지 결정합니다.
4. 화면 아래의 설정 저장하기를 누릅니다.

예약 기능과 문의/접수 기능은 같은 설정이 아닙니다. 우리 병원의 고객 경로에 필요한 기능만 켜고, 저장 뒤 공개 화면과 관리자 화면을 각각 다시 확인하세요.

3. 운영시간과 예약 간격 정하기

관리자 근무/휴일 관리(/admin/settings/schedule)에서 다음을 입력합니다.

1. 요일별 시작·종료 시간과 휴진 요일
2. 요일별 점심 시작·종료 시간
3. 예약 시간 단위: 15분, 30분 또는 60분
4. 한 시간 슬롯에 받을 최대 예약 수: 1명부터 20명
5. 운영시간 밖 예약을 막을지 여부
6. 임시 휴일, 특별 근무일과 직원별 근무표

홈페이지에 표시되는 진료시간과 내부 예약 계산에 쓰는 근무시간은 서로 다른 설정에서 관리될 수 있습니다. 두 곳을 같은 값으로 맞춘 뒤 고객 화면과 관리자 시간 선택 화면을 모두 검수하세요.

직원별 근무표, 휴가, 특정 휴일과 특별 근무일이 모든 예약 경로의 시간 슬롯에 자동 반영된다고 가정해서는 안 됩니다. 현재 설치본의 고객 경로와 관리자 등록 화면에서 예외 날짜를 각각 시험하세요.

4. 관리자가 예약을 처리할 준비 확인하기

관리자 예약 관리(/admin/reservations)에서는 다음 업무를 수행합니다.

• 날짜·담당의·상태별 예약 조회
• 기존 환자를 찾아 새 예약 등록
• 예약의 내원확인·취소·노쇼 처리
• 환자 차트로 이동

홈페이지 문의가 먼저 문의/리드에 들어오는 방식이라면, 직원은 문의자와 시간을 확인하고 신규 또는 기존 환자와 연결한 뒤 예약으로 전환합니다. 전화로 바로 예약한 신규 환자는 먼저 환자 등록이 필요합니다.

원장님은 직접 매일 예약을 처리할 필요는 없지만, 다음 운영 기준은 정해야 합니다.

• 새 문의를 누가 언제 확인하는가
• 고객에게 누가 예약 확정을 알리는가
• 취소·노쇼·내원확인을 언제 기록하는가
• 당일 마감 때 미처리 예약을 누가 확인하는가

직원의 화면별 조작 교육은 관리자 안의 튜토리얼을 사용합니다. HQ 가이드에서는 원장님이 기능의 역할과 완료 기준을 정하는 데 집중합니다.

5. 안내 문자와 외부 채널 연결하기

예약을 저장했다고 해서 모든 설치본에서 확인 문자, 변경 안내와 방문 전 알림이 자동 발송되는 것은 아닙니다. 문자·알림톡 제공사, 발신번호, 승인된 템플릿과 자동화가 별도로 연결되어야 합니다.

자동 안내가 필요하면 다음을 먼저 정합니다.

1. 확정·변경·취소 중 어떤 상황에 보낼 것인가
2. 즉시 안내와 방문 전 알림을 각각 언제 보낼 것인가
3. 환자가 변경이나 취소를 요청할 연락처는 무엇인가
4. 발송 실패를 누가 어디서 확인할 것인가

설정 화면만 보고 끝내지 말고 병원 확인용 번호로 실제 수신까지 검수하세요.

6. 고객 면과 관리자 면을 한 번에 시험하기

실제 환자 정보를 쓰지 말고 식별하기 쉬운 시험 이름과 병원 확인용 연락처로 진행합니다.

1. 모바일에서 홈페이지의 예약·문의 버튼을 누릅니다.
2. 병원에서 정한 고객 경로로 시험 접수 또는 시험 예약을 완료합니다.
3. 완료 안내와 후속 연락 방법이 맞는지 확인합니다.
4. 관리자 문의/리드 또는 예약 관리의 예상한 위치에 결과가 생겼는지 확인합니다.
5. 문의형 경로라면 환자 연결과 예약 전환까지 진행합니다.
6. 예약 날짜·시간·담당의와 메모가 정확한지 확인합니다.
7. 설정한 안내가 실제 번호로 도착하는지 확인합니다.
8. 시험 건을 취소 또는 정리한 뒤 실제 통계에 남을 범위를 확인합니다.

고객 화면 성공, 관리자 저장 성공, 직원의 다음 행동과 안내 수신 중 하나라도 빠지면 예약 온보딩 완료로 보지 않습니다.

현재 설치본에서 반드시 구분할 부분

기능 이름이 같더라도 고객이 보는 면, 직원이 사용하는 면과 설치본별 연동 상태가 다를 수 있습니다. 한 면의 화면만 보고 다른 면까지 완료됐다고 판단하지 않습니다.

문제가 생겼을 때

홈페이지 예약 버튼이 엉뚱한 곳으로 가요

현재 버튼의 최종 주소와 병원에서 정한 예약 채널을 비교하세요. 기본 문의 화면, 외부 예약 링크와 추가 예약 화면 중 어느 것을 쓸지 먼저 확정한 뒤 에이전트에게 연결 수정을 요청합니다.

고객이 접수했는데 예약 관리에 없어요

먼저 문의/리드를 확인하세요. 고객이 시간을 바로 확정하는 방식이 아니라 문의를 남기는 방식이면 직원이 연락한 뒤 예약으로 전환해야 합니다.

휴일인데 예약 가능한 시간이 보여요

내부 근무 캘린더에 휴일을 등록했는지 확인하고, 현재 고객 경로와 관리자 시간 선택이 예외 날짜를 어떻게 처리하는지 따로 시험하세요. 자동 반영을 전제로 공개하지 않습니다.

담당 의료진이 쉬는 날인데 시간이 보여요

직원별 근무표와 실제 시간 슬롯 연결 상태를 확인하세요. 연결이 확인되지 않았다면 직원이 확정 전에 근무표를 대조하는 운영 절차를 둡니다.

예약은 생겼는데 문자가 오지 않아요

예약 저장과 메시지 발송은 별도입니다. 문자·알림톡 계정, 발신번호, 템플릿, 자동화 조건과 발송 결과를 각각 확인하세요.

원장님 온보딩 완료로 보기 전 확인

• 고객이 사용할 예약 진입 경로와 최종 주소가 정해져 있다.
• 문의형·외부형·직접 예약형 중 우리 병원의 방식을 설명할 수 있다.
• 고객 시험 1건이 예상한 관리자 화면에 들어온다.
• 문의형이면 환자 연결과 예약 전환까지 확인했다.
• 공개 진료시간과 내부 운영시간이 서로 일치한다.
• 평일·점심시간·휴진일·예외 날짜를 각각 시험했다.
• 신규 문의 확인 담당자와 응답 시간이 정해져 있다.
• 내원·취소·노쇼를 기록할 책임자가 정해져 있다.
• 자동 안내를 쓴다면 실제 시험 수신이 완료됐다.
• 직원이 관리자 튜토리얼로 반복 업무를 익힐 수 있다.

이 항목을 확인한 뒤에만 ‘예약 시스템 설정 완료’로 표시하세요.

에이전트 검수용 코드 기준

에이전트가 현재 설치본을 감사할 때는 최소한 다음 위치를 함께 봐야 합니다.

코드가 존재하는지만 보지 말고, 현재 배포 주소에서 고객 입력과 관리자 저장 결과가 실제로 이어지는지 확인합니다.

이 페이지의 요약

• ClinicOS HQ 예약 가이드는 원장님이 고객 면과 관리자 면의 연결 방식을 정하도록 돕습니다.
• 고객 경로는 홈페이지 문의, 외부 예약 채널 또는 추가한 직접 예약 화면일 수 있습니다.
• 문의형 경로는 문의/리드에서 확인한 뒤 직원이 예약으로 전환합니다.
• 운영시간·예외 휴일·직원 근무·메시지는 각각 실제 설치본에서 시험해야 합니다.
• 고객 시험, 관리자 저장, 직원 인계와 안내 수신까지 확인해야 설정이 끝납니다.

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