예약 전체 흐름과 예외 처리 가이드
이 가이드는 홈페이지를 통한 온라인 예약 접수부터 확정, 변경·취소와 방문 완료까지 전체 상태 흐름과 예외 처리를 설명합니다. 오늘의 예약 등록·수정은 일별 예약 운영 레퍼런스를 확인하세요.
1. 예약 목록 확인 및 필터링
[예약 관리] 페이지에서는 병원의 모든 예약 현황을 한눈에 볼 수 있습니다.
- 날짜 필터: 특정 날짜의 예약만 모아보거나, '오늘' 버튼으로 현재 일정을 즉시 확인합니다.
- 상태 필터: 대기 중인 예약, 확정된 예약, 취소된 예약 등을 구분해서 볼 수 있습니다.
- 검색: 환자 성함이나 연락처로 특정 예약을 빠르게 찾을 수 있습니다.
2. 새 예약 등록 (수기 등록)
전화 예약이나 방문 현장 예약은 관리자가 직접 등록해야 합니다.
- 우측 상단의 [+ 예약 등록] 버튼을 클릭합니다.
- 환자 정보: 환자 성함과 연락처를 입력합니다. (기존 환자인 경우 자동 검색 활용)
- 날짜 및 시간: 예약하실 날짜를 달력에서 선택하고, 가능한 시간 슬롯을 지정합니다.
- 메모: 증상이나 미리 알아두어야 할 사항을 입력합니다.
- 저장: 등록 즉시 목록에 반영되며, 설정에 따라 환자에게 안내 문자가 발송될 수 있습니다.
3. 예약 상태 관리 (진행 단계)
예약의 진행 상황에 따라 상태를 변경하여 운영 효율을 높입니다.
- 예약 신청 (Requested): 홈페이지에서 환자가 직접 신청한 상태입니다. 검토 후 확정이 필요합니다.
- 예약 확정 (Confirmed): 진료 시간이 조율되어 최종 확정된 상태입니다.
- 방문 완료 (Completed): 환자가 진료를 마치고 귀가한 상태입니다.
- 취소/노쇼 (Cancelled/No-Show): 예약이 취소되었거나 환자가 오지 않은 경우입니다. 노쇼 관리는 향후 환자 분석에 중요한 데이터가 됩니다.
4. 진료 시간 및 휴무일 설정
예약 가능 시간을 제어하려면 [시스템 설정] > [근무/휴일] 메뉴를 활용합니다.
- 정기 휴무: 매주 일요일이나 공휴일 등 반복되는 휴무를 설정하여 해당일의 예약 신청을 막습니다.
- 임시 휴무: 워크샵이나 건물 보수 등으로 특정 일자만 쉬어야 할 때 설정합니다.
- 시간 슬롯: 30분 단위 또는 1시간 단위 등 병원 운영 정책에 맞는 예약 간격을 조정합니다.
5. 예약 알림 자동화
환자가 예약을 놓치지 않도록 자동 메시지가 발송됩니다.
- 확정 안내: 예약이 확정되는 즉시 발송됩니다.
- 방문 전날 안내: 예약일 1일 전 또는 당일 아침에 리마인드 메시지가 발송되도록 설정되어 있습니다.
- 메시지 문구 수정은 [메시지 템플릿] 메뉴에서 가능합니다.
💡 효율적인 스케줄 관리를 위한 팁
- 메모 기능 활용: "초진 환자", "검사 필요" 등 간단한 메모를 남기면 담당 직원이 미리 준비할 수 있습니다.
- 취소 사유 기록: 예약 취소 시 사유를 메모해 두면 추후 이탈 방지 전략을 세우는 데 도움이 됩니다.
- 실시간 연동: 홈페이지 예약 신청이 오면 시스템 우측 상단에 알림이 표시되므로 수시로 확인해 주세요.