구매요청·승인·발주·입고검수를 서로 다른 증거로 남기기

핵심만 먼저

• 구매요청, 검토·승인, 발주, 입고검수, 지급을 다른 상태로 둡니다.
• 작은 팀에서 한 사람이 겸임해도 요청·승인·실행 시각과 증거를 나눕니다.
• 주문서·송장·실물의 품목·수량·가격·조건이 맞아야 지급으로 넘깁니다.
• 규격·수량·가격·포장 불일치는 정상 입고가 아니라 보류입니다.

구매 한 줄 원장

직무분리는 내부 권장 통제입니다. NIST 통제와 조달청 흐름은 설계 참고이며 민간 한의원의 법정 구매절차나 금액 한도를 정하지 않습니다.

단계별 절차

1. 구매요청을 재고·업무에 연결합니다

요청자는 품목·정식 규격·수량·현재고·미입고 주문·필요일·사용 목적을 적습니다. “부족해 보임”만으로 긴급 표시하지 않습니다. 환자안전이나 진료중단 영향은 의료인·원장이 확인합니다.

2. 견적과 총조건을 검토합니다

단가뿐 아니라 포장단위, 최소주문, 배송비, 납기, 사용기한, 반품, 대체품, 보관 조건을 같은 기준으로 비교합니다. 제품 변경이면 식약처·제조사 공식 정보와 담당 한의사 승인을 확인합니다.

3. 승인 뒤 발주번호를 만듭니다

승인자는 품목·수량·총액·공급처·예산·조건을 보고 진행·수정·보류를 결정합니다. 발주자는 승인값과 주문 화면이 같은지 대조하고 발주번호·시각·확정서를 저장합니다. 승인 전 전화 주문은 긴급 예외 기록과 사후 검토를 둡니다.

4. 입고 담당자가 실물을 검수합니다

발주자가 아닌 담당자가 가능하면 수량·규격·포장·로트·사용기한·온도기록을 봅니다. 겸임하면 다른 시각에 실물 사진과 체크표를 남기고 원장이 표본 검토합니다. 불일치는 정상 재고에 넣지 않습니다.

5. 주문·송장·실물을 대조합니다

주문서, 거래명세·송장, 실제 수량과 제품이 일치하는지 봅니다. 부분입고·대체품·가격변경은 원 발주에 덮어쓰지 않고 예외 행을 만듭니다. 일치와 반품·교환 종결이 확인돼야 지급 승인으로 넘깁니다.

불일치 대응

완료했는지 확인

• 구매요청에 재고·수량·필요일 근거가 있습니다.
• 견적·포장·납기·반품 조건을 검토했습니다.
• 승인값과 발주서가 일치합니다.
• 실물 입고검수자와 증거가 있습니다.
• 주문서·송장·실물을 대조했습니다.
• 문제가 있으면 불일치 건을 지급·정상재고로 넘기지 않았습니다.