한의원 CRM 도입 전, 문의 한 건의 흐름부터 시험하기

먼저 결론

• 환자정보 전체 이전보다 문의·예약 업무 한 건의 시작과 완료를 먼저 정합니다.
• 필드마다 목적·입력자·열람자·보관·수정 책임을 적습니다.
• 자동 발송은 동의·예외·실패 처리와 사람 승인 뒤에 붙입니다.
• 계약 전 데이터 내보내기·삭제·퇴사자 권한 회수를 실제로 시험합니다.

CRM 데모 검수표

상황별 대응 절차

1. 누락되는 업무 한 건을 고릅니다

전화 문의 뒤 일정이 확정되지 않거나 담당자가 쉬는 날 회신이 멈추는 실제 장면을 고릅니다. 문의 수가 많다는 이유만으로 CRM 범위를 넓히지 않습니다. 시작 신호, 상태 이름, 다음 담당자, 완료 증거를 종이에 먼저 적습니다. CRM은 그 흐름을 재현해야 합니다.

2. 최소 필드와 개인정보 목적을 씁니다

문의 ID, 회신 수단, 선호 일정, 상태, 담당자처럼 업무에 필요한 필드만 둡니다. 각 필드에 수집·처리 목적, 입력·열람자, 수정 방법, 보관·삭제 기준을 적습니다. 건강·진료 내용은 일반 마케팅 태그처럼 복사하지 않습니다. 제품별 위탁·제3자 제공·국외이전·민감정보 처리는 실제 계약과 구조로 확인합니다.

3. 역할별 권한을 데모 계정으로 확인합니다

데스크·실장·원장·외부 공급자 계정을 나누어 조회·입력·수정·발송·내보내기·관리 권한을 시험합니다. ‘모두 관리자’나 비밀번호 공유를 대체 절차로 쓰지 않습니다. 퇴사·역할 변경 계정을 비활성화하고 다른 계정에서 더 이상 접근되지 않는지 확인합니다. 안전성 확보조치 기준의 적용은 규모와 처리 구조를 확인합니다.

4. 정상·중복·의료 질문·동의 예외를 넣습니다

비식별 문의로 정상 등록, 같은 연락처 중복, 의료 판단 질문, 발송 동의 없음·철회, 담당자 부재를 시험합니다. 시스템은 중복을 임의 병합하지 않고 검토 상태로 보내야 합니다. 의료 질문은 원장에게 이관하고, 동의·처리 근거가 없는 발송은 멈춰야 합니다.

5. 자동 안내와 실패를 가장 늦게 시험합니다

사람이 같은 조건에서 같은 상태를 고를 수 있을 때만 승인 문구 하나를 제한 발송합니다. 발송 대상·제외·문구·시각·승인자·실패 상태를 기록합니다. 잘못된 수신자, 반송, 중복, 환자 이의가 생기면 발송을 중지하고 영향 건과 후속 담당자를 남깁니다.

6. 내보내기·삭제·종료를 실제로 해봅니다

표본 데이터를 필요한 필드와 식별값이 보이는 형식으로 내보내고 건수·문자 깨짐·첨부 연결을 대조합니다. 표본 삭제 또는 보유 종료 절차와 감사 로그를 확인합니다. 공급자 계약 종료 시 데이터 회수·계정 회수·삭제 확인 방법도 문서로 받습니다. 반출·회수가 되지 않으면 계약을 보류합니다.

도입을 멈출 조건

완료했는지 확인

• 문의 한 건의 상태·담당·다음 행동·완료가 보입니다.
• 필드마다 목적·입력·열람·수정·보관 기준이 있습니다.
• 역할별 조회·수정·발송·내보내기 권한을 시험했습니다.
• 중복·의료 질문·동의 없음·담당 부재가 정확히 멈춥니다.
• 표본 내보내기·삭제·감사 로그를 확인했습니다.
• 퇴사자 계정과 공급자 종료의 회수 절차를 시험했습니다.
• 문제가 있으면 데이터 이전과 계약을 보류합니다.

완료 기준은 데모 화면이 보기 좋은 상태가 아닙니다. 비식별 문의 한 건이 최소 필드로 끝나고 예외에서 멈추며, 원장이 권한·발송·반출·삭제·회수를 직접 확인할 수 있어야 합니다.