협력기관 담당자 변경 점검: 새 연락처 확인부터 기존 권한 회수까지

한눈에 보기

• 변경 통보를 받으면 개인 연락처보다 기관 공식 정보와 대표번호부터 확인합니다.
• 새 담당자의 역할·부서·업무용 채널·수신 가능한 자료를 다시 묻습니다.
• 기존 담당자의 주소록·공유 권한·자동 전달과 미완료 업무를 함께 회수합니다.
• 협력 관계가 환자정보의 포괄 전송 권한을 만들지는 않습니다.
• 비식별 시험 뒤 승인된 실제 한 건에서 발신·수신·열람을 확인합니다.

변경을 발견한 즉시 잠시 멈출 일

담당자 퇴사, 부서 이동, 반송 메일, 연결 불가, 새 이메일 통보가 오면 이전 채널로 새 환자자료를 보내지 않습니다. 이미 보낸 건은 발신 상태와 수신 여부를 확인하고, 미수신·오전송 가능성이 있으면 개인정보·의료 책임자에게 이관합니다. 단순 일정 문의는 계속할 수 있어도 환자별 자료 전송은 새 경로 검증 뒤 재개합니다.

HIRA 건강지도에서 기관·약국의 공식명과 공개 위치를 확인합니다. 공개 화면의 대표정보가 실무 담당자와 수신 가능 업무를 보증하지 않으므로 대표번호로 다시 연결합니다.

변경 검토 원장

담당자 개인 이름보다 역할과 대표 경로를 먼저 적습니다. 이메일이나 팩스는 누가 관리하고 역할 변경 때 어떻게 회수하는지 확인합니다. 이전 값을 삭제하지 않고 종료일과 종료 사유를 남겨 과거 전송 기록을 재구성할 수 있게 합니다.

새 담당자와 업무 경로를 확인합니다

대표번호로 다음처럼 문의합니다.

> 기존에 (업무 종류)로 연락하던 담당자가 변경됐다는 안내를 받았습니다. 현재 담당 부서와 업무용 연락 채널, 받을 수 있는 요청과 자료 유형, 운영시간, 수신 확인 방법을 대표 경로에서 확인해 주시겠습니까? 환자자료 없이 먼저 시험하겠습니다.

• 기관 공식명·주소·대표번호를 공공 화면과 대조했습니다.
• 대표번호에서 새 담당 부서로 연결되는지 확인했습니다.
• 개인 연락처가 아니라 기관이 관리하는 업무용 채널인지 확인했습니다.
• 받을 수 있는 의뢰·검사·약국 문의·돌봄 요청의 범위를 적었습니다.
• 필요한 서식·파일 형식·운영시간·수신 확인 방법을 물었습니다.
• 이전 담당자의 공유폴더·주소록·자동 전달·외부 계정 접근을 확인했습니다.
• 진행 중인 의뢰·회송·결과 대기·청구 문의를 새 담당에게 재배정했습니다.
• 비식별 시험에서 발신·수신·열람·회신이 이어졌습니다.
• 승인된 실제 건 한 개에서 환자 동의와 최소 자료를 다시 확인했습니다.

환자자료 경계를 다시 붙입니다

의료법 제21조의2는 다른 의료인·의료기관 요청에 따른 진료기록 송부에서 환자 또는 보호자 동의 원칙과 예외를 둡니다. 담당자 변경은 과거 동의·전송 범위를 자동 확대하지 않습니다. 새 수신기관·부서·목적·자료를 건별로 대조합니다.

개인정보 보호법 제17조에 따라 제3자 제공 수신자·목적·항목·보유기간이 달라졌는지 봅니다. 계약이 위탁인지 제3자 제공인지, 이전 담당자의 접근을 누가 회수하는지는 실제 계약과 시스템으로 확인합니다. 공개 대표번호 확인과 환자자료 제공 승인을 같은 체크로 닫지 않습니다.

실제 변경 장면을 끝냅니다

협력기관에서 ‘오늘부터 새 이메일로 보내라’는 메일이 왔다고 가정합니다. 원장 담당자는 메일에 답장하지 않고 기존 대표번호로 변경 사실과 새 부서를 확인합니다. 환자정보 없는 시험 파일을 보내 수신·열람·회신을 확인하고, 이전 주소의 자동완성·배포목록·공유폴더 접근을 종료합니다.

진행 중인 의뢰는 의뢰 ID, 현재 상태, 다음 행동만 뽑아 새 담당에게 재배정합니다. 실제 자료를 다시 보낼 때는 환자 동의·수신기관·최소 범위를 건별로 확인합니다. 정상이라면 이전 경로는 종료 상태이고 새 경로에서 발신·수신·열람 증거가 연결되며 미완료 업무의 담당과 기한이 보입니다.

문제가 있으면 이렇게 조치합니다

대표번호에서 새 담당자를 확인하지 못하면 환자자료 전송을 보류합니다. 새 주소가 무료 개인메일이거나 전달 권한이 불명확하면 기관이 관리하는 채널을 다시 요청합니다. 이전 담당자 접근을 회수할 수 없다면 시스템·계약 관리자에게 티켓을 열고 완료 증거가 생길 때까지 상태를 ‘변경 진행’으로 둡니다.

오전송을 발견하면 삭제 요청만 보내고 끝내지 않습니다. 추가 전송을 멈추고 자료·수신자·시각·열람 여부·회수 가능성·환자 대응을 책임자에게 이관합니다. 문제가 있으면 기관 탓의 메모 대신 발생 사실, 영향, 임시 조치, 소유자, 기한과 재시험 결과를 기록합니다.

완료했는지 확인합니다

완료는 공식 기관 정보, 새 담당 역할과 업무용 채널, 수신 범위, 개인정보 경계, 이전 접근 회수, 미완료 업무 재배정, 비식별 시험과 실제 표본의 수신 증거가 한 변경 ID에 있는 상태입니다. 이름과 전화번호만 바뀌었다면 완료가 아닙니다.

실제 기관·계약·시스템 권한과 표본 의뢰는 implementationGates입니다. 담당자·부서·연락처·자료 범위가 다시 바뀌거나 반송·오전송·수신 미확인이 생기면 다음 정기일 전에 재검토합니다.