한의원 소모품 재주문표: 지금 몇 개를 주문할지 계산하는 법

핵심만 먼저

• 재주문 여부는 눈대중이 아니라 가용재고 + 확정 미입고 주문과 납기 중 예상 사용량 + 내부 여유량을 비교해 정합니다.
• 박스·개·쌍처럼 재고 단위와 발주 단위를 먼저 고정하지 않으면 어떤 계산도 믿을 수 없습니다.
• 사용기한이 짧거나 대체가 어려운 품목은 같은 수량 공식을 쓰더라도 원장이 별도로 검토합니다.
• 회수·사용중지·파손·오염 품목은 현재고에 보여도 가용재고에서 빼고 격리합니다.

먼저 만들 시트의 열

스프레드시트에 아래 열을 순서대로 만듭니다. 품목 목록과 매일의 수불 기록을 한 표에 뒤섞지 말고 품목기준, 입출고, 발주·입고, 격리·조정 네 시트로 나누면 확인하기 쉽습니다.

한약재, 의약품, 추적관리대상 의료기기와 냉장·온도관리 품목은 이 일반 소모품 표만 사용하지 않습니다. 각각의 별도 법령과 품질·추적 원장을 우선합니다.

품목과 단위를 한 번만 정하기

1. 같은 물건의 이름을 하나로 묶습니다

구매내역과 창고를 보며 같은 물건을 다른 이름으로 적은 행을 찾습니다. 규격·제조사·포장단위가 같으면 하나의 품목코드에 연결합니다. 규격이 바뀌었거나 대체품이면 기존 행을 덮어쓰지 않고 새 품목으로 만듭니다.

2. 재고 단위와 발주 단위를 환산합니다

직원이 실제로 세는 단위를 재고 단위로 정하고 공급처 주문 단위를 발주 단위로 적습니다. 예를 들어 침은 개로 세고 100개들이 박스로 주문한다면 1박스=100개를 고정합니다. 장갑을 켤레·장·상자로 섞어 쓰지 않습니다. 정상이라면 어느 직원이 세어도 같은 실물이 같은 수량으로 기록됩니다.

단위를 확정하지 못하면 다음 문장을 공급처에 보냅니다.

> 품목 (제품명·규격)의 주문 단위와 한 포장에 들어 있는 실제 사용 단위를 확인해 주세요. 견적서에는 (단위)로 표시돼 있는데 한의원 재고는 (단위)로 관리하려고 합니다. 최소 주문량, 묶음 수량과 낱개 주문 가능 여부도 회신해 주세요.

실제 사용량과 납기를 넣기

3. 최근 사용량을 하루 단위로 바꿉니다

입출고 시트에서 진료 사용, 파손·오염, 교육용, 이동과 폐기를 사유별로 구분합니다. 재주문 계산에는 정상 진료 사용량을 기본으로 쓰고, 반복되는 파손이나 폐기는 원인을 따로 봅니다.

하루 평균 사용량은 기준기간 정상 사용량 ÷ 실제 진료일 수로 계산합니다. 예를 들어 최근 20진료일에 400개를 썼다면 하루 평균은 20개입니다. 진료량이 급격히 바뀌었거나 사용이 몰리는 품목은 평균만 쓰지 말고 예약·진료 계획을 함께 확인합니다.

4. 공급처의 최근 실제 납기를 적습니다

공급처가 말하는 평균 납기만 적지 않고 최근 주문일과 입고일의 차이를 발주별로 남깁니다. 주말·공휴일, 품절과 배송 지연을 포함해 최근 범위를 확인합니다. 보통 3일이지만 최근 5일까지 걸렸다면 계산에는 5영업일을 쓰는 식입니다.

납기가 불확실하면 다음 문장을 보냅니다.

> 품목 (제품명·규격)을 오늘 주문할 경우 출고 예정일과 한의원 도착 예정일을 알려 주세요. 현재 재고는 (수량·단위)이고 최근 하루 사용량은 (수량)입니다. 일부 수량 선출고가 가능한지, 품절 시 같은 규격의 대체품이 있는지도 확인해 주세요.

재주문점과 주문 수량 계산하기

5. 재주문점을 계산합니다

이 문서의 계산식은 법정 공식이 아니라 한의원 내부 운영 규칙입니다. 실제 사용량과 납기가 바뀌면 다시 승인합니다.

• 납기 중 예상 사용량 = 하루 평균 사용량 × 보수적으로 잡은 납기일
• 재주문점 = 납기 중 예상 사용량 + 내부 여유량
• 주문 판단 수량 = 가용재고 + 확정 미입고 주문
• 주문 판단 수량 ≤ 재주문점이면 발주 검토를 시작합니다.

가용재고는 실제 현재고에서 격리·회수·파손·예약 등 지금 쓸 수 없는 수량을 뺀 값입니다. 미입고 주문은 주문번호와 예정일이 확인된 것만 더합니다. 발주 요청만 했거나 공급처가 수량을 확정하지 않았다면 더하지 않습니다.

예를 들어 침의 하루 평균 사용량이 20개, 보수적 납기가 5일, 내부 여유량이 40개라면 재주문점은 140개입니다. 가용재고가 110개이고 확정 미입고가 없다면 발주 검토 대상입니다. 가용재고 110개와 확정 미입고 100개가 있다면 판단 수량은 210개이므로 즉시 중복 주문하지 않고 입고 예정일부터 확인합니다.

6. 주문 수량을 발주 단위로 올림합니다

기본 주문 수량은 목표재고 - 가용재고 - 확정 미입고 주문으로 계산합니다. 결과를 공급처 최소 주문량과 발주 단위에 맞춰 올림합니다. 결과가 음수면 0으로 두며 자동 주문하지 않습니다.

앞 예시에서 목표재고가 420개, 가용재고가 110개, 미입고 주문이 없다면 필요한 수량은 310개입니다. 100개들이 박스로만 주문할 수 있다면 4박스, 400개를 제안합니다. 다만 사용기한 안에 쓸 수 있는지, 보관 공간과 예산이 있는지 검토한 뒤 원장이 승인합니다. 단가 할인 때문에 목표재고를 넘기는 경우도 별도 승인을 남깁니다.

사용량이 드문 응급·안전 품목, 대체 불가 품목, 계절성이 큰 품목은 단순 평균으로 자동 주문하지 않습니다. 진료 중단 영향과 최악 납기를 확인하고 별도 여유량을 승인합니다.

발주부터 입고까지 닫기

7. 발주서에 계산 근거를 붙입니다

담당자는 품목, 규격, 현재고, 미입고 주문, 재주문점, 목표재고, 제안 수량, 사용기한과 예산을 발주 요청에 넣습니다. 원장은 중복 주문과 대체품 여부를 확인하고 승인합니다. 정상이라면 공급처 주문번호, 확정 수량과 도착 예정일이 발주·입고 시트에 보입니다.

8. 도착한 물품을 주문서와 대조합니다

상자를 열 때 주문번호, 규격, 수량, 포장 손상, 사용기한과 필요한 식별값을 확인합니다. 주문과 다른 물품은 정상 선반에 넣지 않고 보류 위치로 옮깁니다. 검수일과 검수자, 반품·교환 담당자를 기록합니다. 정상이라면 주문 수량과 입고 수량이 같고 가용재고 반영일과 완료 증거가 보입니다.

수량이나 규격이 다르면 다음 문장을 공급처에 보냅니다.

> 주문번호 (번호)의 입고 검수 결과가 주문과 다릅니다. 주문 품목·수량은 (내용), 실제 입고는 (내용)이며 사진과 납품서를 첨부합니다. 해당 물품은 사용하지 않고 보류 중입니다. 교환·추가 배송·반품 방법과 처리 예정일을 회신해 주세요.

회수·격리와 실사 차이 처리하기

9. 회수·사용중지는 일반 재고 부족과 분리합니다

의료기기 회수 또는 사용중지 통보를 받으면 규격·로트·식별범위를 확인해 즉시 가용재고에서 빼고 별도 장소에 격리합니다. 의료기기법 제34조·제35조를 클릭해 현재 회수·사용중지 구조를 확인합니다. 공급처 공식 통보와 실제 제품 범위가 맞지 않으면 사용하지 않고 확인합니다.

재고 0으로만 고치지 말고 격리 수량, 위치, 사용중단 시각, 통보자, 반품·폐기 결과와 대체품 승인을 남깁니다. 정상이라면 격리품은 가용재고 계산에서 제외되고 처분 결과까지 추적됩니다.

10. 실사 차이는 원인을 찾은 뒤 조정합니다

실제 수량과 시트가 다르면 단위 환산, 미기록 사용, 파손·오염, 위치 이동, 입고 누락 순서로 확인합니다. 시스템 값을 실물에 바로 맞추지 않습니다. 수정 전 수량, 실제 수량, 차이 이유, 확인자료, 조정자와 승인자를 남깁니다. 원인을 찾지 못하면 미해결 차이로 두고 재확인일을 정합니다.

감염관리 품목의 사용·보관 맥락은 질병관리청 한의의료기관 감염관리 표준 매뉴얼 안내를 클릭합니다. 안내 페이지의 첨부자료를 클릭해 현재 판본을 확인하되, 이 매뉴얼이 품목별 발주 수량을 정해 준다고 해석하지 않습니다.

완료했는지 확인

• 모든 품목에 재고 단위, 발주 단위와 환산값이 있습니다.
• 현재고는 실사일이 있고 격리·회수 수량이 가용재고와 분리돼 있습니다.
• 사용량 기준기간과 최근 실제 납기를 설명할 자료가 있습니다.
• 미입고 주문에는 주문번호, 확정 수량과 예정일이 있습니다.
• 재주문점·목표재고·제안 수량의 계산과 승인자가 보입니다.
• 발주번호와 입고 검수 결과가 연결돼 있습니다.
• 실사 차이·반품·폐기·격리의 조정 사유와 완료 증거가 있습니다.

일곱 항목이 모두 확인되면 품목별 재주문 운영이 정상입니다. 단위가 섞였거나 납기가 확인되지 않았거나 회수 범위·대체품 안전성이 불명확하면 자동 발주·정상 입고·사용을 보류합니다.