환자 정보를 찾고 활동 이력을 확인하기

전화 문의 뒤 예약 내용을 확인하거나, 이전에 보낸 문자를 다시 확인해야 할 때 기록이 여러 화면에 흩어져 있으면 같은 질문을 반복하게 됩니다. ClinicOS의 환자 관리 화면에서는 환자를 먼저 찾고, 그 환자에게 연결된 문의·예약·내원·결제·문자·설문 기록을 한곳에서 확인할 수 있습니다.

이 화면은 전자의무기록을 대신하지 않습니다. 진료기록 작성과 법정 보관은 의료기관이 사용하는 별도 시스템과 내부 기준에 따라 관리하세요.

시작 전에 정할 것

누가 환자 정보를 조회하고 수정할 수 있는지 권한을 정합니다.
업무에 필요한 정보만 입력하고, 자유 메모에는 불필요한 민감정보를 남기지 않습니다.
문자 발송 전에는 수신 번호와 동의 상태, 보낼 내용을 담당자가 직접 확인합니다.

1. 환자 찾기

관리자에서 환자 관리로 이동합니다.

이름, 전화번호 또는 차트번호로 검색할 수 있습니다.
최근 활동, 차트번호, 이름, 결제액 순으로 목록을 정렬할 수 있습니다.
목록에서 환자 이름과 연락처, 차트번호, 태그, 최근 활동을 확인한 뒤 해당 환자를 엽니다.
더 복잡한 조건으로 목록을 나누려면 CRM > 세그먼트를 사용합니다.

검색 결과가 비슷한 사람이 여러 명이면 이름만 보고 선택하지 말고 연락처와 차트번호를 함께 확인하세요.

2. 환자 상세에서 기록 확인하기

환자 상세 화면은 기본 정보와 연결된 활동 기록을 보여줍니다. 기관에서 실제로 입력하거나 연동한 데이터만 표시되므로, 빈 항목이 있다고 해서 활동이 없었다고 단정해서는 안 됩니다.

확인할 수 있는 주요 기록은 다음과 같습니다.

문의와 상담 기록
예약, 내원 확인과 취소 기록
결제와 환불 기록
개별 문자와 캠페인 문자 발송 이력
제출된 문진·설문 결과
태그와 추천인 정보
개인정보·마케팅 등 동의 이력

상단의 활동 이력에서는 최근 기록부터 확인할 수 있고, 월을 선택해 필요한 기간만 볼 수 있습니다. 각 기록의 수정 버튼이 있는 경우에는 원본 내용을 확인한 뒤 수정하세요.

3. 메모와 태그 남기기

통화 내용이나 다음 응대에 필요한 사항은 환자 상세의 빠른 메모에서 기록합니다. 메모는 날짜와 함께 활동 이력에 남지만, 항상 화면 위에 고정되는 메모는 아닙니다.

태그는 환자 상세에서 추가할 수 있습니다. 전체 태그의 이름·색상·분류는 설정 > 태그 설정에서 관리합니다. 태그는 목록을 찾거나 세그먼트 조건을 만드는 데 쓸 수 있으므로, 비슷한 뜻의 태그를 여러 이름으로 늘리지 않는 것이 좋습니다.

4. 개별 문자 보내기

문자 발송 설정이 연결되어 있으면 환자 상세에서 개별 SMS·LMS 또는 알림톡을 보낼 수 있습니다. 발송 요청 결과는 문자 발송 내역에 성공 또는 실패 상태로 남습니다.

발송 이력은 이전 내용을 확인하기 위한 기록입니다. 시스템이 중복 발송을 자동으로 막아주는 것은 아니므로, 보내기 전에 같은 내용이 이미 발송됐는지 직접 확인하세요. 캠페인 발송은 환자 상세가 아니라 별도의 캠페인 화면에서 진행합니다.

확인 방법

작업을 마친 뒤 다음 네 가지를 확인합니다.

검색한 환자의 이름·연락처·차트번호가 맞는가
새 메모나 태그가 해당 환자 상세에 저장됐는가
문자 발송 시 성공·실패 상태가 발송 내역에 남았는가
정보 수정과 발송을 담당할 권한이 있는 계정으로 작업했는가

요약

환자 관리 화면의 역할은 환자를 자동으로 분류하거나 진료기록을 대신 만드는 것이 아닙니다. 이름·전화번호·차트번호로 정확한 환자를 찾고, ClinicOS에 연결된 문의·예약·결제·문자·설문 기록을 확인한 뒤 필요한 메모와 태그를 남기는 곳입니다. 문자 발송 전에는 대상과 동의 상태, 중복 여부를 담당자가 다시 확인해야 합니다.